Projecten
Projecten: fases op een tijdlijn en een journaal van wat er is afgesproken
Loopt een grotere opdracht bij jou over meerdere weken en mensen, en staat wat er is afgesproken verspreid over mails en losse notities? Wij van Staurio maken software waarin zo’n opdracht een project wordt, met fases op een tijdlijn, taken per persoon en een urenbudget dat laat zien hoeveel er al is besteed. Wat er met de klant is besproken of besloten, komt met datum en naam in het projectjournaal, waar elke collega die aan het project meewerkt die afspraken kan teruglezen.
Fases en taken
Een tijdlijn met fases, en taken per persoon
Een project is opgedeeld in fases met een begin- en einddatum, die op een tijdlijn per dag, week of maand onder elkaar staan. Elke taak krijgt een of meer personen en een datum. Op het takenbord gaat een taak van te doen naar bezig en daarna naar klaar, zodat een IT-bedrijf bij de migratie van een kantoornetwerk ziet welk onderdeel van die migratie nog open ligt.
Budget
De bestede uren tegenover de begrote uren
Bij het project horen een aanneemsom en een aantal begrote uren. Uren die direct op het project worden geschreven, tellen in dat budget mee. De uren op een werkbon die aan het project gekoppeld is, tellen ook mee, zodat op het project te zien is hoeveel van het budget al is besteed. Per fase en per taak zijn daarnaast begrote uren vast te leggen. Het materiaal voor het project staat op een aparte materiaallijst.
Meerwerk
Meerwerk met een bedrag en een status
Extra werk tijdens een project wordt als meerwerk vastgelegd, met een omschrijving en een bedrag. Het meerwerk wacht op akkoord van de klant, waarna een manager het in Staurio op goedgekeurd of afgewezen zet. Goedgekeurd meerwerk telt in het project op bij de aanneemsom.
Projectjournaal
Een journaal van elk overleg en elk besluit
In het projectjournaal komt elk klantcontact, elk overleg en elk besluit te staan, met de datum en de naam van wie het heeft opgeschreven. Een regel krijgt een soort, zoals vergadering, beslissing, risico of materiaal, en op die soort is het journaal te filteren, net zoals er op elk woord in de tekst van een regel te zoeken is. Een adviesbureau leest zo weken later terug waarom er halverwege voor een andere aanpak is gekozen.
Werkt samen met
Modules die je hier vaak bij aanzet
Werkbonnen
Een werkbon wordt gekoppeld aan een project van dezelfde klant, waarna de uren op die werkbon in het projectbudget meetellen.
Bekijk werkbonnen →Urenregistratie
Uren worden direct op het project of op een taak van het project geschreven.
Bekijk urenregistratie →Planning
De werkbonnen van een project worden op het planbord ingepland.
Bekijk planning →Alle modules staan op een rij op de functiepagina.
Veelgestelde vragen
Moet ik elk project opnieuw opzetten?
Nee, een afgerond project sla je op als sjabloon, met de fases, de taken en de punten van de opleverlijst. Een volgend project begint dan met diezelfde opzet.
Is voor elke opdracht een project nodig?
Nee, een kleine opdracht blijft een losse werkbon. Groeit die opdracht, dan wordt de werkbon alsnog aan een project gekoppeld.
Waar laat ik tekeningen en andere documenten van een project?
Tekeningen en schema’s worden per categorie bij het project bewaard. Voor de oplevering is er een opleverlijst waarop elk punt een locatie en een foto kan krijgen, en een opgelost punt wordt afgevinkt met de naam van wie het heeft opgelost.
Ziet iedereen in het bedrijf alle projecten?
Of een medewerker alle projecten ziet, hangt af van zijn rol. Een medewerker in de buitendienst heeft dat recht standaard niet en ziet daardoor alleen de projecten waarvan hij lid of projectleider is, met de taken en het journaal van die projecten.
Zet je volgende opdracht op als project
Een proefaccount maak je zelf aan, en in een eerste project zet je de fases en taken die bij het werk horen. Collega’s worden als lid aan het project toegevoegd, met een rol zoals projectleider.