Branches · Hoveniers en groenvoorzieners
Software voor hoveniers: een planbord per medewerker en een werkbon-app voor onderweg
Heb je een hoveniersbedrijf dat tuinen aanlegt en onderhoudt voor particulieren en VvE's, en staan de ploegen en de onderhoudsbeurten nog in een agenda? Wij van Staurio leveren software voor kantoor en buitendienst, van het planbord en de onderhoudscontracten op kantoor tot de werkbon-app op iPhone en Android en de facturatie via WeFact of Moneybird. De ploeg zet de uren en het materiaal in de app op de bon. Een tuinaanleg loopt in Staurio als project, en een snoeibeurt komt als losse werkbon op hetzelfde planbord.
Zo gaat het vaak
Hoveniers in het kort
- Welke tuinen onder een onderhoudscontract vallen, staat in een spreadsheet op kantoor.
- Na twee dagen regen wordt de weekplanning op kantoor opnieuw gemaakt.
- Meerwerk dat een klant ter plekke vraagt, wordt alleen mondeling afgesproken.
- De uren van de ploeg staan pas op vrijdag op papier.
- Het materiaal op de aanhanger komt pas achteraf op de bon.
Wat je aanzet
De modules voor dit vak
- Contracten en onderhoud →
Een onderhoudscontract legt per soort werk vast hoe vaak het terugkomt, zoals een snoeibeurt in het voorjaar.
- Planning →
Op het planbord zet kantoor elke klus bij de mensen van de ploeg die hem uitvoert.
- App voor onderweg →
In de app rondt de voorman de werkbon bij de klant af.
- Werkbonnen →
Op de werkbon staan de uren van de ploeg en het materiaal dat op de klus is gebruikt, zoals tegels, grond of planten.
- Projecten →
Een tuinaanleg loopt als project in fases.
- Offertes →
Een offerte voor een tuinaanleg krijgt een kopje per onderdeel van de aanleg.
- Facturatie →
Een losse klus gaat na de handtekening met één klik naar WeFact of Moneybird.
Onderhoudscontracten
Elke beurt uit een onderhoudscontract staat ruim op tijd klaar om te plannen
Een onderhoudscontract wordt één keer vastgelegd op de klantpagina, met een startdatum, een opzegtermijn en voor elk soort terugkerend werk in die tuin een eigen regel, van het bijhouden van de borders tot het snoeien van de hagen en de bomen. Een VvE met een binnentuin krijgt bijvoorbeeld een regel voor een onderhoudsbeurt om de twee maanden. De snoeibeurt, die elk jaar in maart valt, krijgt een tweede regel. Standaard 35 dagen voor de datum van een beurt staat de werkbon onder Nog in te plannen op het planbord. Op die werkbon staan de omschrijving, de geschatte duur en het vaste materiaal van de regel. Per regel ligt vast of een beurt binnen het contractbedrag valt of apart wordt gefactureerd.
Planbord
Een klus die door de regen niet doorgaat, schuift kantoor naar een andere dag
Op het planbord staat per medewerker wat er deze week gepland is. Een werkbon voor een aanleg of een beurt kan aan de hele ploeg hangen. Is er voor dinsdag de hele dag regen voorspeld, dan sleept kantoor de werkbonnen van die dag naar donderdag, of terug naar Nog in te plannen als er deze week geen dag meer vrij is voor de ploeg. Vanaf de werkbon stuurt kantoor de nieuwe datum per mail naar de klant, met een uitnodiging voor de agenda als bijlage, zodat de klant weet dat de ploeg op donderdag komt en niet op dinsdag. In de app ziet de ploeg de verschoven klus op donderdag staan.
Meerwerk en factuur
Meerwerk dat onderweg ontstaat, komt op de werkbon
Bij het uitgraven voor een nieuw terras blijkt de ondergrond vol bouwpuin te zitten, en de afvoer van die grond stond niet in de offerte. De voorman zet de grondafvoer op de werkbon in de app, naast de tegels, de potgrond en de planten die op de klus gebruikt zijn. Op kantoor wordt die regel als meerwerk gemarkeerd, met de reden erbij, en in het projectjournaal komt te staan wat er bij het uitgraven werd gevonden. De uren van de ploeg schrijft de voorman aan het eind van de dag in één keer voor iedereen die op de werkbon staat, waarna er per medewerker een eigen urenregel met dezelfde begin- en eindtijd op de werkbon komt. Na de handtekening gaat de bon met één klik naar WeFact of Moneybird.
Veelgestelde vragen
Is Staurio gemaakt voor hoveniers, of voor elk soort bedrijf?
Een werkbon, een planbord en een factuur werken bij een hovenier hetzelfde als in andere vakken, en Staurio is daarom niet voor één vak gebouwd. Wat per vak verschilt, richt je zelf in. In de catalogus komen je eigen artikelen en tarieven, en voor een onderhoudsbeurt stel je een checklist samen met de punten die de ploeg naloopt. Een projectsoort voor tuinaanleg krijgt de fases die bij jouw werk horen, zoals grondwerk, bestrating en beplanting.
Waar laat ik het tuinontwerp dat de klant heeft goedgekeurd?
Het tuinontwerp maak je in je eigen tekenprogramma. Het ontwerp wordt als bestand bij het project van de aanleg bewaard, in een categorie zoals tekening, naast de andere documenten van die aanleg. Een pdf van het ontwerp kan ook als bijlage achter de offerte.
Wat als de klant niet thuis is als de ploeg klaar is?
Ontbreekt de handtekening, dan kiest de voorman in de app een reden, zoals klant niet aanwezig, waarna de werkbon toch af te ronden is. Is de klus nog niet af, bijvoorbeeld omdat een deel van de planten later wordt geleverd, dan maakt de voorman bij het afronden een vervolgafspraak aan. De werkbon voor die vervolgafspraak krijgt de klant, het adres en het materiaal dat nog niet gebruikt is mee, en komt onder Nog in te plannen op het planbord.
Hoe komen mijn klanten en artikelen in Staurio?
Klanten en contactpersonen importeer je zelf uit een bestand. Artikelen gaan op dezelfde manier in de catalogus, bijvoorbeeld uit de Excel-lijst van een kwekerij of van een leverancier van bestrating. Voor het importeren zie je per regel wat er wordt aangemaakt of bijgewerkt. De onderhoudscontracten leg je daarna per klant vast op de klantpagina.
Wil je zien hoe een onderhoudsbeurt van contract tot factuur loopt?
Maak een proefaccount aan en leg voor één tuin een onderhoudscontract met een eerste beurt vast. De voorman installeert de app op zijn telefoon en rondt de werkbon voor die beurt bij de klant af.