Branches · Organisatie- en managementadvies
Software voor adviesbureaus: elke opdracht als project, met de uren van de adviseurs erop
Heb je een organisatie- of managementadviesbureau, en staan de uren van de adviseurs in een spreadsheet terwijl de afspraken met de opdrachtgever in de mailbox van de projectleider zitten? Wij van Staurio leveren software voor adviesbureaus en consultants, van de aanvraag die via het netwerk binnenkomt en het voorstel met een aantal dagdelen tot het project met fases en de factuur in WeFact of Moneybird. Elke adviseur schrijft zijn uren op de opdracht waarvoor hij ze heeft gemaakt. Per urenregel ligt vast of die uren declarabel zijn.
Zo gaat het vaak
Adviesbureaus in het kort
- Een aanvraag via een oud-opdrachtgever staat alleen in de mailbox van één partner.
- Na akkoord op het voorstel is niet meer terug te vinden hoeveel dagdelen er voor de analysefase waren afgesproken.
- De uren van de adviseurs staan in een spreadsheet.
- Een opdracht die groeit, loopt door zonder dat het meerwerk met de opdrachtgever is vastgelegd.
- Wie een opdrachtgever overneemt van een collega die vertrokken is, zoekt in oude mails en losse notities naar wat er drie jaar geleden met die opdrachtgever over de aanpak en het tarief is besproken.
- Aan het begin van de maand worden de uren overgetypt in het boekhoudpakket.
Wat je aanzet
De modules voor dit vak
- Klanten en verkoop →
Een opdrachtgever met meerdere contactpersonen heeft één klantpagina, met de functie van elke contactpersoon.
- Offertes →
In de offerte staat per fase een kopje, met daaronder een aantal dagdelen of een vaste prijs.
- Projecten →
Een opdracht loopt als project, met een aangenomen bedrag en een budget in uren.
- Urenregistratie →
In de urenstaat staan per adviseur en per dag de geschreven uren.
- Werkbonnen →
Een workshop bij de opdrachtgever wordt een werkbon onder het project, en de uren op die werkbon gaan na het afronden mee naar de factuur.
- Facturatie →
Een geaccepteerde offerte met een vaste prijs wordt met één knop een factuur in WeFact of Moneybird.
Aanvraag en voorstel
Van een aanvraag uit het netwerk naar een voorstel in dagdelen
Een oud-opdrachtgever beveelt het bureau aan bij een zorginstelling die haar organisatie opnieuw wil inrichten. In Staurio wordt die aanvraag een lead met via-via als bron, een geschatte waarde en een partner als eigenaar. Per fase van het leadbord stel je in binnen hoeveel werkdagen een lead opgevolgd moet zijn. Blijft een lead langer liggen, dan krijgt de eigenaar een melding. Het voorstel wordt een offerte met een kopje per fase, met onder elk kopje het aantal dagdelen tegen het tarief per dagdeel of een vaste prijs voor die fase, en met de algemene voorwaarden als bijlage achter de offerte.
Opdracht en uren
Vier fases op een tijdlijn, van intake tot implementatie
Na akkoord op de offerte wordt de opdracht een project met de fases intake, analyse, advies en implementatie op een tijdlijn. Een projectsoort met die vier fases stel je één keer in. Elke volgende opdracht begint daarna met dezelfde fases. Een adviseur schrijft zijn uren op het project, of op een taak binnen dat project. Op het project staan de bestede uren naast de begrote uren. Wat er in een stuurgroepoverleg is besloten, komt met datum en naam in het projectjournaal.
Meerwerk en factuur
Meerwerk krijgt een bedrag, en de uren komen op de factuur
Vraagt de opdrachtgever halverwege om een extra reeks interviews, dan wordt dat meerwerk op het project vastgelegd met een omschrijving en een bedrag. Na akkoord van de opdrachtgever zet een manager het meerwerk op goedgekeurd. Het bedrag van dat meerwerk telt daarna op bij het aangenomen bedrag van de opdracht. Werkt het bureau op nacalculatie, dan komt een workshop of een sessie met het managementteam als werkbon onder het project, en na het afronden staat die werkbon met de uren van alle adviseurs op de lijst Te factureren. Op de factuur in WeFact of Moneybird staat per urenregel de naam van de adviseur, de datum en het aantal uren. Het financiële overzicht toont per maand de omzet en de openstaande facturen.
Veelgestelde vragen
Is Staurio alleen voor bedrijven met monteurs?
Nee, Staurio is opgebouwd uit modules, en welke modules een bedrijf gebruikt, verschilt per branche. Een adviesbureau werkt vooral met de klantpagina, het leadbord, de offertes, de projecten en de urenregistratie. Wat per bureau verschilt, zoals de projectsoorten met hun fases, de tarieven en de standaardteksten voor een voorstel, richt je zelf in.
Kan ik per adviseur zien welk deel van de uren declarabel is?
Een beheerder of manager opent per medewerker het medewerkersrapport over een zelf gekozen periode. In dat rapport staan de gewerkte uren en het percentage daarvan dat declarabel is. De niet-declarabele uren staan er apart naast. Zijn de contracturen van een adviseur ingevuld, dan toont het rapport ook de bezetting, berekend uit de ingeplande werkbonnen en afspraken tegenover die contracturen. Zijn de contracturen niet ingevuld, dan meldt het rapport dat in plaats van een bezetting.
Een vaste opdrachtgever betaalt een ander uurtarief. Kan dat?
Een uurtarief dat voor één opdrachtgever afwijkt, vul je in op de klantpagina onder Contract en tarieven. Dat tarief gaat voor op het standaardtarief. Op elke volgende factuur voor die opdrachtgever staat daarna het afwijkende uurtarief.
Wat gebeurt er met een opdrachtgever als de opdracht is afgerond?
De klantpagina blijft staan, met de contactpersonen, de notities en de omzet per maand. Een opdrachtgever zonder project, werkbon, ticket of factuur in de afgelopen 18 maanden komt bij de sluimerklanten te staan, op een lijst waarop een partner ziet welke oude opdrachtgevers hij na anderhalf jaar zonder opdracht weer kan bellen.
Zet je lopende opdrachten als project in Staurio
Maak een proefaccount aan en zet één lopende opdracht op als project met de fases die jouw bureau gebruikt. De adviseurs op die opdracht loggen in met een eigen account en schrijven hun uren van deze week op het project.