Branches · Elektra, data en beveiliging
Software voor elektrotechniek: een planbord op kantoor en een werkbon-app voor de monteur
Heb je een elektrotechnisch installatiebedrijf dat naast elektra ook datanetwerken, camerabeveiliging en toegangscontrole aanlegt, en raakt het overzicht over storingen en servicecontracten zoek? Wij van Staurio leveren software voor kantoor en monteur, van het planbord en de werkbon-app op iPhone en Android tot de servicecontracten, de projecten en de facturatie via WeFact of Moneybird. Een werkbon voor een kaartlezer die niet reageert, loopt in Staurio door hetzelfde systeem als een project met een nieuwe verdeelkast en een netwerkkast in een bedrijfspand.
Zo gaat het vaak
Elektrotechniek in het kort
- Een melding over een kaartlezer die niet werkt, komt binnen in de mailbox van de beheerder en blijft daar liggen tot iemand hem ziet.
- Welke beveiligingsinstallaties onder een servicecontract vallen, staat in een spreadsheet van één persoon.
- Meerwerk dat ter plekke ontstaat, zoals twee extra rookmelders of een groep erbij in de groepenkast, komt niet op de bon en daardoor ook niet op de factuur.
- De monteur die de netwerkkast in een kantoorpand heeft aangelegd, is de enige die weet waar de tekening van die netwerkkast is gebleven.
- De uren van een storing aan een camera worden pas vrijdag opgeschreven.
Wat je aanzet
De modules voor dit vak
- Tickets →
Een mail van een VvE over een intercom die niet werkt, wordt een ticket met een teller, zodat te zien is hoe lang de beheerder al op antwoord wacht.
- Planning →
Op het planbord zet kantoor een storing bij de monteur die nog ruimte heeft.
- App voor onderweg →
In de app ziet de monteur zijn dag, zet hij het materiaal op de bon met de barcodescanner en tekent de klant op de telefoon van de monteur.
- Werkbonnen →
Op de werkbon van een camera met een storing staan de uren, het gebruikte materiaal en de handtekening van de klant.
- Contracten en onderhoud →
Een servicecontract op een alarminstallatie of een camerasysteem legt vast hoe vaak er een controle is en welke checklist de monteur daarbij afloopt.
- Projecten →
Een nieuwe installatie in een bedrijfspand loopt als project in fases.
- Facturatie →
Een afgeronde bon gaat met één klik naar WeFact of Moneybird.
Storingen
Een storingsmelding van de beheerder komt binnen als ticket
Een beheerder mailt dat de kaartlezer bij de hoofdingang niet meer reageert. In Staurio wordt die mail een ticket met de klant erbij. Is er met die klant een responstijd afgesproken, dan loopt er een teller en ziet kantoor hoeveel tijd er nog over is. Het bezoek zelf komt als werkbon op het planbord. De monteur die de storing oppakt, ziet die werkbon in de app op zijn telefoon.
Servicecontracten
Elke controle onder een servicecontract staat vanzelf klaar om te plannen
Een servicecontract op de camera's en het alarm van een bedrijfspand wordt één keer vastgelegd, met hoe vaak er een controle is en in welke maand die controle het liefst valt. Ruim voor die maand staat de werkbon in de wachtbox van het planbord. De checklist en het vaste materiaal gaan met elke controle mee naar de werkbon. Op de checklist vult de monteur per punt goed of afgekeurd in, of een meetwaarde, en zolang een verplicht punt openstaat, is de bon niet af te ronden. Per contract ligt vast of een bezoek apart wordt gefactureerd.
Meerwerk en factuur
Meerwerk wordt apart gemarkeerd en gaat mee naar de factuur
Ontstaat er tijdens het werk meerwerk, zoals een extra netwerkaansluiting of een groep erbij in de verdeelkast, dan wordt die regel op de werkbon als meerwerk gemarkeerd. Zo’n regel kan uren of materiaal bevatten, en de reden van het meerwerk staat erbij. Hoort de klus bij een project, zoals de bekabeling van een kantoorverdieping, dan komt het meerwerk daar als eigen taak op de tijdlijn te staan. Na de handtekening van de klant staat de bon klaar om te factureren. Met één klik gaat de bon naar WeFact of Moneybird. Op de factuur staan de uren en het materiaal van de bon. Het financiële overzicht toont per maand de omzet en de openstaande facturen.
Veelgestelde vragen
Is Staurio gemaakt voor elektrotechniek, of voor elk soort installatiebedrijf?
Een werkbon, een planbord en een factuur werken in een elektrobedrijf hetzelfde als in andere vakken. Staurio is daarom niet voor één vak gebouwd. Wat per vak verschilt, richt je zelf in, zoals de artikelen in de catalogus, de checklists voor een controle en de fases van een project. Een checklist voor een alarminstallatie bevat dus de punten die jouw monteurs nalopen.
Kan een grotere opdracht, zoals een nieuwe camera-installatie, er ook in?
Een grotere opdracht loopt als project, met de werkbonnen van dat project eronder. Bij het aanmaken kies je de soort project. De fases, de standaardtaken en een opleverlijst met controlepunten staan dan al klaar. Tekeningen en schema's worden bij het project bewaard, net als de stukken voor de oplevering.
Wat als er bij het afronden niemand is om de werkbon te tekenen?
Ontbreekt de handtekening, dan kiest de monteur in de app een reden, zoals klant niet aanwezig of geen toegang tot de locatie, waarna de werkbon gewoon af te ronden is. Is er een tweede bezoek nodig, dan maakt de monteur bij het afronden een vervolgafspraak aan, die met dezelfde klant en het materiaal dat nog niet gebruikt is in de wachtbox van het planbord komt.
Wil je zien hoe een storing van melding tot factuur loopt?
Maak een proefaccount aan met een eigen klant en een servicecontract. De monteur installeert de app op zijn telefoon en rondt een eerste werkbon voor die klant af.